Åpenhetsvarsel om KI

Hvordan `MacBusinessSuite` bruker kunstig intelligens – og hva det betyr for deg

Ikrafttredelsesdato: august 2026

Leverandør:
DigitalFreedom
Et merke tilhørende DigitalFreedom Global LLC
30 N Gould St, Ste N
Sheridan, WY 82801
USA
Kontakt: hello@digitalfreedom.co.za
Personvern: data-protection@digitalfreedom.co.za
Nettsted: https://digitalfreedom.co.za

0. VIRKEOMRÅDE OG FORMÅL

Denne meldingen beskriver – på et forståelig språk – hvordan MacBusinessSuite bruker systemer med kunstig intelligens (KI), hva det betyr for dataene dine, og hvordan du kan reservere deg der det er aktuelt.

Den er utformet for å oppfylle:

Åpenhetskravene etter art. 13 / 14 GDPR
Artikkel 50 i EUs KI-forordning (forordning (EU) 2024/1689) – åpenhetsplikter for tilbydere og brukere av visse KI-systemer, gjeldende fra 2. august 2026 (art. 113 bokstav b). Artikkel 50 er ikke bestemmelsen om KI til allmenne formål: Pliktene for KI-modeller til allmenne formål ligger i kapittel V, art. 53 til 55.
Art. 13 nr. 2 bokstav f, 14 nr. 2 bokstav g og 15 nr. 1 bokstav h GDPR – meningsfull informasjon om logikken i automatiserte avgjørelser. Artikkel 22 er et eget forhold: Den gir en rett til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling og som har rettsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning, og er ikke en opplysningsplikt.
OECDs prinsipper for KI og UNESCOs anbefaling om etikk i kunstig intelligens som referanser for god praksis
plattformbutikkenes regler (Apple, Google) om opplysninger om KI-funksjoner

Tjenestene distribueres gjennom Apple App Store og Google Play Store og er derfor tilgjengelige i alle land og territorier som disse plattformene betjener. Denne meldingen gjelder globalt. Leverandøren legger rammeverket i EUs KI-forordning til grunn som grunnstandard. Lokale regler om opplysninger om KI vurderes der de gjelder, og de navngis først når denne vurderingen er gjort – en generell påstand om samsvar med regelverk som Kinas midlertidige KI-tiltak eller Brasils PL 2338/23, et lovforslag som ikke er i kraft, ville hevde mer enn det som er undersøkt. Der et marked er valgt bort, oppstår reglene der ikke i det hele tatt; se markedsbeslutningene i produktprofilen.

1. HVOR KI FOREKOMMER I `MacBusinessSuite`

MacBusinessSuite tilbyr valgfri assistanse for aktivitetsbeskrivelser, kvitteringsfelt, e-posttekster og utkast til saker. For aktivitetsbeskrivelser velger du enten Apples assistanse på enheten eller OpenAI. Funksjonen er av som standard. Appen bytter aldri automatisk til OpenAI hvis Apples assistanse er utilgjengelig eller mislykkes. Appen er etter sine vilkår beregnet for voksne som er 18 år og eldre; den stiller ikke noe eget spørsmål om alder og verifiserer ikke alder.

Funksjon	Hva KI-en gjør	Synlig for deg som
Forbedre aktivitetsbeskrivelse (tidsregistrering)	Skriver om aktivitetsbeskrivelsen du har skrevet for en tidsregistrering – samme språk, samme betydning, mer konsis ordlyd. Den er instruert om aldri å dikte opp arbeid, resultater, varighet eller navn.	Handlingen «Arkiver post» bruker leverandøren du uttrykkelig har valgt. Apples assistanse behandler teksten lokalt. Appen sender den til OpenAI først etter at du har valgt OpenAI, lagret din egen API-nøkkel og gitt det separate OpenAI-samtykket. Den forbedrede ordlyden vises til gjennomgang med etiketten «Beskrivelse revidert med KI», og den opprinnelige teksten er ett klikk unna; ingenting lagres før du bekrefter.

Ytterligere forslag fra Apple på enheten. Appen kan foreslå kvitteringsfelt ut fra gjenkjent dokumenttekst, e-posttekster ut fra dokumenttype, nummer, språk, emne og gjeldende tekst, og tittel og beskrivelse for saker ut fra tekst som er valgt gjennom Tjenester-menyen i macOS. Disse forslagene krever at Apple-modus er valgt og tilgjengelig. De bruker aldri OpenAI eller en annen ekstern reserveløsning.

Maskinlæring på enheten som ikke er denne funksjonen. Dokumentgjenkjenningen i innboksen bruker Apples rammeverk for tekstgjenkjenning (Vision), som kjører helt på din Mac: Det er maskinlæring, men ingenting forlater enheten din, og ingen ekstern leverandør er involvert. Stavekontrollen bruker macOS’ egen kontroll på enheten. Fastsettelse av skatt og validering av e-fakturaer kjører deterministisk på din Mac. Denne meldingen omfatter begge de generative modusene ovenfor; den separate gjenkjenningen på enheten er beskrevet i personvernerklæringen.

Der funksjonen er aktiv, vises KI-etiketten der du bruker funksjonen, slik at du vet at du ser på maskingenerert ordlyd.

2. HVEM SOM LEVERER KI-EN

Apple-modus på enheten. På macOS 26 eller nyere, på en kompatibel Mac med Apple Intelligence aktivert og modellen klar, kan appen bruke Apples lokale språkmodell gjennom Foundation Models. Aktivitetsteksten og instruksjonen om omskriving behandles på din Mac; appen sender dem ikke til Apple eller noen annen leverandør i denne modusen, og ingen API-nøkkel kreves. Dette er et lokalt funksjonsvalg, atskilt fra samtykke til en ekstern overføring. Tilgjengeligheten avhenger av enheten, systemet, regionen, språket og modellens beredskap. Hvis den er utilgjengelig, kan du beholde din opprinnelige ordlyd eller uttrykkelig velge en annen modus; det finnes ingen automatisk reserveløsning i skyen.

OpenAI-modus. Dette alternativet, som må velges uttrykkelig, bruker OpenAI API (Responses API; modellen kan du konfigurere selv, standard gpt-4.1-mini). Resten av dette punktet gjelder bare for OpenAI-modus.

Forespørselen sendes under din egen OpenAI-konto. MacBusinessSuite sender teksten direkte fra din Mac til api.openai.com med API-nøkkelen du har opprettet i OpenAI-kontoen din og lagret i appen. Det betyr:

Spørsmål	Svar for `MacBusinessSuite`
Hvem er OpenAIs kunde for disse forespørslene?	Du. OpenAIs vilkår og regler om databruk, oppbevaring og datalagringssted for din konto, ditt prosjekt og ditt endepunkt gjelder for forespørselen – ikke en avtale som DigitalFreedom har.
Er OpenAI en underdatabehandler for DigitalFreedom Global LLC for denne funksjonen?	Nei. DigitalFreedom Global LLC mottar, lagrer, videresender eller behandler ikke teksten og har ingen tilgang til OpenAI-kontoen din. Databehandlertillegget som DigitalFreedom har med OpenAI, omfatter tjenester som DigitalFreedom selv driver; det regulerer ikke forespørslene dine.
Hvor behandles dataene?	Denne appen bruker det globale endepunktet `api.openai.com` og velger ikke noe regionalt endepunkt. Hvor behandlingen skjer, avhenger av OpenAIs regler for din konto, ditt prosjekt og ditt endepunkt; appen garanterer ingen regional behandling eller noe datalagringssted. Overføringer til USA kan forekomme. Kontroller de gjeldende overføringsgrunnlagene i din egen avtale med OpenAI.
Brukes innholdet til å trene OpenAIs modeller?	I henhold til OpenAIs publiserte retningslinjer for databruk i API-et brukes innhold som sendes gjennom API-et ikke til å trene OpenAIs modeller, med mindre du selv velger det. Forespørselen sendes dessuten med `store: false`, slik at svaret ikke lagres til OpenAIs funksjoner for lagrede samtaler.
Hvor lenge oppbevarer OpenAI det?	Det fastsettes av OpenAIs regler for kontoen din og endepunktet. I henhold til OpenAIs publiserte regler kan API-innhold oppbevares i inntil 30 dager for overvåking av misbruk – `store: false` slår ikke av denne overvåkingen – og lenger der loven krever det; kontoer med vilkår om null dataoppbevaring avviker. `MacBusinessSuite` kan ikke se eller endre disse innstillingene; kontroller dem i OpenAI-kontoen din.

Det separate OpenAI-samtykkeskjermbildet gjentar disse punktene før den første eksterne forespørselen sendes. Å velge Apple-modus på enheten gir ikke OpenAI-samtykke.

3. HVILKE DATA SOM GÅR TIL KI-EN

I Apple-modus på enheten behandler modellen aktivitetsbeskrivelser, gjenkjent kvitteringstekst, e-postkonteksten som er oppført i § 1 eller valgt sakstekst, sammen med den aktuelle instruksjonen, helt på din Mac. Ingen tekst forlater Macen for modellbehandling. De overførte feltene og unntakene nedenfor gjelder bare forespørsler om aktivitetsbeskrivelser. I OpenAI-modus, når den er uttrykkelig valgt, sender appen følgende til OpenAI API:

aktivitetsbeskrivelsen du skrev – teksten, nøyaktig slik du skrev den;
modellnavnet du konfigurerte og en fast instruksjon om omskriving;
forespørselen er merket store: false og begrenset i utdatalengde;
API-nøkkelen din, som legitimasjonen som autentiserer forespørselen mot kontoen din.

MacBusinessSuite legger ikke automatisk ved følgende tilleggsfelt:

navnet ditt, e-postadressen din eller noen identifikator for deg, selskapet ditt eller Macen din – appen tildeler ingen bruker-ID og legger ikke til noen metadata om deg;
prosjektet, kunden, varigheten, datoene eller andre felt i tidsregistreringen;
dokument-, faktura-, katalog-, betalings- eller kontaktdata;
noe fra kameraet, filene eller utklippstavlen din.

I OpenAI-modus mottar mottakeren også nettverksopplysninger som IP-adressen din. Det du skriver i beskrivelsen, er en del av forespørselen. Hvis du skriver inn navnet på en kunde, en persons tilstand eller annen sensitiv informasjon, overføres det sammen med teksten. MacBusinessSuite skanner ikke teksten for særlige kategorier av opplysninger og advarer deg ikke; det eneste filteret er det du selv bestemmer deg for å skrive. Ikke ta med helseopplysninger, opplysninger som avslører en persons overbevisning, opprinnelse eller lignende særlige kategorier, eller andres personopplysninger som du ikke har rett til å gi videre.

4. HVA KI-EN GJØR MED DEM

Aktivitetsbeskrivelser. Følgende trinn gjelder for tidsregistreringer:

Den valgte modellen behandler teksten for å returnere forbedret ordlyd: lokalt på din Mac i Apple-modus, eller under vilkårene for din egen OpenAI-konto i OpenAI-modus (§ 2).
Den forbedrede ordlyden vises for deg til gjennomgang, sammen med originalen. Ingenting lagres automatisk. Du kan redigere forslaget, gjenopprette originalen eller forkaste registreringen.
Når du bekrefter, lagrer MacBusinessSuite teksten du bekreftet som notat på tidsregistreringen – på din Mac, som alle andre tidsregistreringer – og merker registreringen som KI-assistert (§ 8). Den opprinnelige ordlyden oppbevares ikke separat når du har lagret.
MacBusinessSuite fører ingen logg over forespørsler eller svar og sender ingen forespørsel uten din handling.
Hvis forespørselen mislykkes eller svaret er ubrukelig, forblir utkastet ditt uendret, og du kan lagre det uten KI.

Kvitteringer, e-post og saker. Lokale forslag fyller ut redigerbare felt; gjennomgå og rett dem før du lagrer en kvittering eller sak eller sender en e-post. Et forslag lagrer ikke i seg selv forretningsregisteret eller sender e-posten. Kvitteringsgjenkjenning og -forslag kan ligge igjen i et lokalt minnecache for gjenbruk. E-post- og sakutkast lar deg gjenopprette den forrige teksten. Disse arbeidsflytene bruker ikke reglene ovenfor om originaltekst og lagring for tidsregistreringer.

5. KI-ENS BEGRENSNINGER

Du bør vite at:

KI-utdata kan være feil. Generativ KI kan produsere unøyaktig, partisk eller villedende innhold. Kontroller før du stoler på KI-utdata i beslutninger som betyr noe.
KI er ikke en fagperson. KI er ikke jurist, lege, finansrådgiver eller terapeut. For beslutninger på disse områdene bør du rådføre deg med en kvalifisert fagperson.
KI forstår ikke sammenhengen slik mennesker gjør. Den kan overse nyanser, sarkasme eller spesialkunnskap som er åpenbar for en menneskelig leser.
KI kan produsere innhold som ligner virkelige personer. Vi har ikke til hensikt at KI skal utgi seg for å være noen; hvis du møter utdata som gjør det, meld fra via support@digitalfreedom.co.za.

6. INGEN AUTOMATISERTE AVGJØRELSER MED RETTSVIRKNING ELLER TILSVARENDE BETYDELIG VIRKNING

MacBusinessSuite bruker ikke KI til å treffe avgjørelser som har rettsvirkning for deg eller på tilsvarende måte påvirker deg betydelig (art. 22 GDPR). Utdataene er forslag til tidsregistreringene, kvitteringsfeltene, e-posttekstene og sakutkastene dine; du bestemmer hva som lagres eller sendes. Ingen KI-utdata påvirker abonnementet ditt, tilgangen din til appen eller dataene dine. MacBusinessSuite har ingen kontoer, så det finnes ingen kontoavgjørelse som en KI kunne treffe.

Hvis en funksjon noen gang innfører automatiserte avgjørelser med rettsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning, vil vi:

oppdatere denne meldingen
innhente det riktige behandlingsgrunnlaget (vanligvis uttrykkelig samtykke etter art. 22 nr. 2 bokstav c eller nødvendighet for avtale etter art. 22 nr. 2 bokstav a)
gi meningsfull informasjon om logikken
garantere en rett til menneskelig vurdering (art. 22 nr. 3)

7. RESERVASJON

Du kan bruke MacBusinessSuite uten KI-funksjonen. Alt annet – også selve tidsregistreringen – fungerer uten den.

Modusvelgeren står på Av fra starten. Velg Apples assistanse på enheten for å aktivere lokal behandling der den er tilgjengelig; velg Av for å slå den av. OpenAI er et eget, uttrykkelig valg og krever i tillegg begge deler av følgende:

En API-nøkkel er lagret. Innstillinger → Tidsregistrering. Fjern nøkkelen, så kan ingen OpenAI-forespørsel sendes.
OpenAI-samtykket er gitt. Appen ber om det én gang før den første forespørselen, i en egen dialog. Trekk det tilbake når som helst under Innstillinger → Juridisk og personvern → Dine valg; tilbaketrekkingen får virkning umiddelbart og stanser enhver videre OpenAI-forespørsel. Den slår ikke av Apples assistanse på enheten, som er valgt separat.

Forbedring kjøres bare når du lagrer en tidsregistrering mens den valgte modusen er aktiv; du kan når som helst lagre uten KI. En lagret API-nøkkel eller et tidligere OpenAI-samtykke aktiverer aldri OpenAI automatisk. Bytte av modus overfører ikke eksisterende beskrivelser.

Det samme valget av Apple-modus aktiverer de lokale forslagene til kvitteringer, e-post og saker når de er tilgjengelige. Av eller OpenAI-modus slår av disse lokale forslagene; OpenAI er fortsatt tilgjengelig bare for aktivitetsbeskrivelser. Bytte av modus behandler ikke eksisterende dokumenter automatisk.

8. MERKING AV KI-GENERERT INNHOLD

I appen. Den forbedrede ordlyden er merket med etiketten «Beskrivelse revidert med KI» i tidsregistreringen til du lagrer den, og originalteksten vises ved siden av slik at du kan sammenligne. Når du lagrer en registrering der ordlyden kom fra KI-en, lagrer MacBusinessSuite en varig «KI»-markør på den tidsregistreringen i den lokale databasen din, slik at registreringen fortsatt kan gjenkjennes som maskinassistert ordlyd etterpå – i listen over tidsregistreringer og når den faktureres.

Forslag til kvitteringer, e-post og saker identifiseres i skjemaene sine. Den varige markøren på tidsregistreringen som er beskrevet ovenfor, lagres ikke for disse forslagene.

I eksporterte artefakter. Artikkel 50 nr. 2 i KI-forordningen krever en maskinlesbar merking av syntetiske utdata der det er teknisk gjennomførbart. Markøren ovenfor er maskinlesbar i MacBusinessSuites egne data. Den følger ikke med inn i alle artefakter som er utledet fra registreringen: En fakturalinje, en PDF eller en e-faktura som genereres fra fakturert tid, inneholder teksten du har gjennomgått og bekreftet, ikke et vannmerke eller et metadataflagg for KI-opphavet til ordlyden. Denne begrensningen oppgis her i stedet for å bli tilslørt; det du eksporterer, er tekst du har kontrollert.

Artikkel 50 nr. 4 gjelder deepfakes – bilde-, lyd- eller videoutdata som ligner virkelige personer, gjenstander, steder eller hendelser. MacBusinessSuite tilbyr ingen slik funksjon, så bestemmelsen er ikke aktuell, og det hevdes ikke samsvar med den. Hvis en slik funksjon noen gang legges til, skrives dette punktet om før den lanseres.

9. FORBUDTE INNDATA

Du samtykker i ikke å skrive inn i aktivitetsbeskrivelsen, når OpenAI-modus er aktiv:

andres personopplysninger som du ikke har tillatelse til å gi videre til OpenAI;
helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger (art. 9 GDPR);
tekst som er ment å få modellen til å produsere innhold som bryter OpenAIs bruksregler eller gjeldende lov.

I OpenAI-modus kontrollerer ikke appen teksten din for disse kategoriene; forespørselen kjøres under din egen OpenAI-konto, så OpenAIs bruksregler for den kontoen gjelder direkte for deg. I Apple-modus skal du bare behandle personopplysninger når du har rett til det og følge gjeldende lov; valget av lokal behandling fjerner ikke ansvaret ditt for dataene.

10. DINE RETTIGHETER

MacBusinessSuite lagrer ingen KI-inndata eller -utdata andre steder enn på din Mac, og DigitalFreedom Global LLC har ingen av dem. Apple-modus på enheten oppretter ingen ekstern kopi av aktivitetsteksten gjennom denne appen. I OpenAI-modus utøves rettigheter som gjelder en kopi som OpenAI har etter sine regler for oppbevaring, overfor OpenAI under din egen konto. De generelle rettighetene i Personvernerklæring gjelder for det DigitalFreedom Global LLC behandler om deg (for eksempel en støtteforespørsel), og du kan sende en klage til personvernmyndigheten i landet der du har fast bosted, arbeidssted eller der den påståtte krenkelsen fant sted (art. 77 GDPR).

11. ÅPENHET OM MODELLENES EVNER

Du velger modus under Innstillinger → Tidsregistrering. Apple-modus på enheten bruker systemets lokale språkmodell; evnene kan endres med macOS og Apples modelloppdateringer. OpenAI-modus bruker modellen du konfigurerer (standard gpt-4.1-mini); OpenAI publiserer evnene og begrensningene. Appen kontrollerer om Apple-modellen er tilgjengelig før bruk og erstatter den ikke med en skymodell. Versjonen av denne meldingen og versjonen av samtykket du ga, vises under Innstillinger → Juridisk og personvern. Endring av standardmodell, leverandør eller regler for oppbevaring er en vesentlig endring (§ 13) og legges frem for deg før den får virkning.

12. RAPPORTERING AV HENDELSER

Hvis KI-en returnerer ordlyd som du mener er skadelig, ærekrenkende, diskriminerende eller på annen måte problematisk, skal du ikke lagre den – gjenopprett originalen – og melde fra via støtteportalen på https://support.apps.digitalfreedom.co.za eller på e-post til support@digitalfreedom.co.za med utdataene, inndataene som ga dem (hvis du husker dem) og dato og klokkeslett. Vi gjennomgår rapportene og kan endre instruksjonen som appen sender, eller standardmodellen.

13. ENDRINGER I DENNE MELDINGEN

Vi kan oppdatere denne meldingen fra tid til annen. Vesentlige endringer (ny KI-leverandør, ny KI-funksjon med høy risiko, endring i KI-leverandørens regler for oppbevaring eller trening) varsles minst 15 dager før de trer i kraft. «Ikrafttredelsesdato» øverst viser siste revisjon.

14. KONTAKT

DigitalFreedom
Et merke tilhørende DigitalFreedom Global LLC
30 N Gould St, Ste N
Sheridan, WY 82801
USA

Spørsmål om KI: support@digitalfreedom.co.za
Personvern: data-protection@digitalfreedom.co.za
Generelt: hello@digitalfreedom.co.za
Nettsted: https://digitalfreedom.co.za