Alle juridische documenten

AI-TRANSPARANTIEVERKLARING

Hoe MacBusinessSuite kunstmatige intelligentie gebruikt — en wat dat voor u betekent

Ingangsdatum: augustus 2026

Aanbieder:
DigitalFreedom
Een merk van DigitalFreedom Global LLC
30 N Gould St, Ste N
Sheridan, WY 82801
Verenigde Staten
Contact: hello@digitalfreedom.co.za
Gegevensbescherming: data-protection@digitalfreedom.co.za
Website: https://digitalfreedom.co.za

0. TOEPASSINGSGEBIED EN DOEL

Deze Verklaring beschrijft — in begrijpelijke taal — hoe MacBusinessSuite systemen van kunstmatige intelligentie (AI) gebruikt, wat dat voor uw gegevens betekent en hoe u zich, waar van toepassing, kunt afmelden.

Zij is bedoeld om te voldoen aan:

• Transparantieverplichtingen op grond van art. 13 / 14 AVG
• Artikel 50 van de AI-verordening van de EU (Verordening (EU) 2024/1689) — transparantieverplichtingen voor aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van bepaalde AI-systemen, van toepassing sinds 2 augustus 2026 (art. 113, onder b). Art. 50 is niet de bepaling over AI voor algemene doeleinden: de GPAI-verplichtingen staan in hoofdstuk V, art. 53 tot en met 55.
• Art. 13, lid 2, onder f, art. 14, lid 2, onder g, en art. 15, lid 1, onder h, AVG — nuttige informatie over de onderliggende logica van geautomatiseerde besluitvorming. Art. 22 is een afzonderlijke kwestie: het verleent een recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen, wat geen informatieplicht is.
• de OESO-beginselen inzake AI en de UNESCO-aanbeveling over de ethiek van AI als referenties voor best practices
• het beleid van de platformstores (Apple, Google) inzake de bekendmaking van AI-functies

De Diensten worden gedistribueerd via de Apple App Store en de Google Play Store en zijn daardoor beschikbaar in elk land en gebied dat deze platforms bedienen. Deze Verklaring geldt wereldwijd. De Aanbieder past het kader van de AI-verordening van de EU toe als basisnorm. Lokale regels voor AI-bekendmaking worden beoordeeld waar zij van toepassing zijn en worden pas genoemd nadat die beoordeling is gemaakt — een algemene bewering van naleving van regimes zoals de Chinese Interim AI Measures of het Braziliaanse PL 2338/23, een wetsvoorstel dat niet van kracht is, zou meer beweren dan is onderzocht. Waar een markt is uitgesloten, komen de regels ervan in het geheel niet aan de orde; zie de marktbeslissingen in het productprofiel.

1. WAAR AI VOORKOMT IN MacBusinessSuite

MacBusinessSuite biedt optionele ondersteuning voor activiteitsbeschrijvingen, velden van bewijsstukken, mailteksten en ticketconcepten. Voor activiteitsbeschrijvingen kiest u Apple op het apparaat of OpenAI. Deze staat standaard uit. De app schakelt nooit automatisch naar OpenAI als Apple-ondersteuning niet beschikbaar is of mislukt. Volgens de Voorwaarden is de app bedoeld voor volwassenen van 18 jaar en ouder; zij stelt geen afzonderlijke leeftijdsvraag en controleert de leeftijd niet.

Andere Apple-suggesties op het apparaat. De app kan velden van bewijsstukken voorstellen op basis van herkende documenttekst, mailteksten op basis van documentsoort, nummer, taal, onderwerp en huidige tekst, en tickettitels en beschrijvingen op basis van tekst geselecteerd via het macOS-menu Voorzieningen. Deze suggesties vereisen dat de Apple-modus geselecteerd en beschikbaar is. Ze gebruiken nooit OpenAI of een andere externe vervangende dienst.

Machine learning op het apparaat buiten deze functie. Documentherkenning in de inbox gebruikt het tekstherkenningsframework van Apple (Vision), dat volledig op uw Mac draait: dit is machine learning, maar niets verlaat uw apparaat en er is geen externe aanbieder betrokken. Spellingcontrole gebruikt de eigen lokale spellingcontrole van macOS. Belastingbepaling en validatie van e-facturen worden deterministisch op uw Mac uitgevoerd. Deze Kennisgeving betreft beide generatieve modi hierboven; de afzonderlijke herkenning op het apparaat wordt beschreven in het Privacybeleid.

Waar de functie actief is, verschijnt het AI-label op het moment van interactie, zodat u weet dat u een door een machine gegenereerde formulering bekijkt.

2. WIE DE AI LEVERT

Apple-modus op het apparaat. Op macOS 26 of nieuwer kan de app op een compatibele Mac met ingeschakelde Apple Intelligence en een gereed model het lokale taalmodel van Apple via Foundation Models gebruiken. De activiteitsbeschrijving en herschrijfinstructie worden op uw Mac verwerkt; de app verzendt ze in deze modus niet naar Apple of een andere aanbieder en er is geen API-sleutel nodig. Dit is een lokale functiekeuze, los van toestemming voor een externe doorgifte. Beschikbaarheid hangt af van het apparaat, systeem, de regio, taal en gereedheid van het model. Als de functie niet beschikbaar is, kunt u uw oorspronkelijke formulering behouden of uitdrukkelijk een andere modus kiezen; er is geen automatische terugval op de cloud.

OpenAI-modus. Dit uitdrukkelijk geselecteerde alternatief gebruikt de OpenAI API (Responses API; het model is door u instelbaar, standaard gpt-4.1-mini). De rest van dit onderdeel geldt alleen voor de OpenAI-modus.

Het verzoek wordt gedaan onder uw eigen OpenAI-account. MacBusinessSuite verzendt de tekst rechtstreeks vanaf uw Mac naar api.openai.com, met de API-sleutel die u in uw OpenAI-account hebt aangemaakt en in de app hebt opgeslagen. Dit betekent:

Het afzonderlijke OpenAI-toestemmingsscherm herhaalt deze punten vóór het eerste externe verzoek. Het selecteren van Apple op het apparaat geeft geen OpenAI-toestemming.

3. WELKE GEGEVENS NAAR DE AI GAAN

In de Apple-modus op het apparaat verwerkt het model activiteitsbeschrijvingen, herkende tekst van bewijsstukken, de mailcontext uit § 1 of geselecteerde tickettekst, samen met de bijbehorende instructie, volledig op uw Mac. Er verlaat geen tekst de Mac voor verwerking door het model. De onderstaande verzonden velden en uitsluitingen gelden alleen voor verzoeken over activiteitsbeschrijvingen. In de uitdrukkelijk gekozen OpenAI-modus verzendt de app naar de OpenAI API:

• de door u getypte activiteitsbeschrijving — de tekst precies zoals u die hebt ingevoerd;
• de modelnaam die u hebt ingesteld en een vaste herschrijfinstructie;
• het verzoek is gemarkeerd met store: false en heeft een beperkte uitvoerlengte;
• uw API-sleutel, als het toegangsmiddel waarmee het verzoek aan uw account wordt geauthenticeerd.

MacBusinessSuite voegt de volgende aanvullende velden niet automatisch toe:

• uw naam, e-mailadres of enige identificatie van u, uw bedrijf of uw Mac — de app kent geen gebruikers-ID toe en voegt geen metadata over u toe;
• het project, de klant, de tijdsduur, de datums of enig ander veld van de tijdregistratie;
• gegevens uit documenten, facturen, catalogi, betalingen of contacten;
• iets van uw camera, bestanden of klembord.

In de OpenAI-modus ontvangt de ontvanger ook netwerkgegevens, zoals uw IP-adres. Alles wat u in de beschrijving schrijft, maakt deel uit van het verzoek. Als u een klantnaam, de aandoening van een persoon of andere gevoelige informatie invoert, wordt die met de tekst verzonden. MacBusinessSuite scant de tekst niet op bijzondere categorieën persoonsgegevens en waarschuwt u niet; het enige filter is uw eigen keuze wat u typt. Neem geen gezondheidsgegevens op, gegevens waaruit iemands overtuigingen, afkomst of vergelijkbare bijzondere categorieën blijken, of persoonsgegevens van anderen die u niet mag doorgeven.

4. WAT DE AI ERMEE DOET

Activiteitsbeschrijvingen. De volgende stappen gelden voor tijdregistraties:

• Het geselecteerde model verwerkt de tekst en geeft een verbeterde formulering terug: lokaal op uw Mac in Apple-modus, of onder de voorwaarden van uw eigen OpenAI-account in OpenAI-modus (§ 2).
• De verbeterde formulering wordt samen met het origineel ter beoordeling getoond. Niets wordt automatisch opgeslagen. U kunt de suggestie bewerken, het origineel herstellen of de registratie verwerpen.
• Wanneer u bevestigt, slaat MacBusinessSuite de door u bevestigde tekst op als notitie bij de tijdregistratie — op uw Mac, net als elke andere tijdregistratie — en markeert deze als met AI ondersteund (§ 8). Na het opslaan wordt de oorspronkelijke formulering niet afzonderlijk bewaard.
• MacBusinessSuite houdt geen logboek van verzoeken of antwoorden bij en verzendt geen verzoek zonder uw handeling.
• Als het verzoek mislukt of het antwoord onbruikbaar is, blijft uw concept ongewijzigd en kunt u het zonder AI opslaan.

Bewijsstukken, mails en tickets. Lokale suggesties vullen bewerkbare velden in; controleer en corrigeer ze voordat u een bewijsstuk of ticket opslaat of een mail verstuurt. Een suggestie slaat op zichzelf geen bedrijfsrecord op en verstuurt geen mail. Herkenning en suggesties van bewijsstukken kunnen voor hergebruik in een lokale geheugencache blijven. Bij mail- en ticketconcepten kunt u de vorige tekst herstellen. De bovenstaande regels voor oorspronkelijke tekst en opslag van tijdregistraties gelden niet voor deze processen.

5. GRENZEN VAN AI

U dient te weten:

• AI-uitvoer kan onjuist zijn. Generatieve AI kan onnauwkeurige, bevooroordeelde of misleidende inhoud produceren. Controleer voordat u op AI-uitvoer vertrouwt voor beslissingen die ertoe doen.
• AI is geen professional. AI is geen advocaat, arts, financieel adviseur of therapeut. Raadpleeg voor beslissingen op die gebieden een gekwalificeerde professional.
• AI begrijpt context niet zoals mensen dat doen. Zij kan nuance, sarcasme of gespecialiseerde kennis missen die voor een menselijke lezer vanzelfsprekend is.
• AI kan inhoud produceren die op echte personen lijkt. Wij beogen niet dat AI zich voordoet als iemand; als u uitvoer tegenkomt die dat wel doet, meld dit dan via support@digitalfreedom.co.za.

6. GEEN GEAUTOMATISEERDE BESLUITEN MET RECHTSGEVOLGEN OF VERGELIJKBAAR AANZIENLIJKE GEVOLGEN

MacBusinessSuite gebruikt AI niet om besluiten te nemen die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG). De uitvoer bestaat uit voorstellen voor uw tijdregistraties, velden van bewijsstukken, mailteksten en ticketconcepten; u beslist wat wordt opgeslagen of verstuurd. Geen AI-uitvoer beïnvloedt uw abonnement, uw toegang tot de app of uw gegevens. MacBusinessSuite kent geen accounts, zodat er geen accountbesluit is dat een AI zou kunnen nemen.

Als een functie ooit geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen introduceert, zullen wij:

• deze Kennisgeving bijwerken
• de passende rechtsgrondslag verkrijgen (doorgaans uitdrukkelijke toestemming onder art. 22, lid 2, onder c, of contractuele noodzaak onder art. 22, lid 2, onder a)
• nuttige informatie verstrekken over de onderliggende logica
• een recht op menselijke beoordeling garanderen (art. 22, lid 3)

7. AFMELDEN

U kunt MacBusinessSuite zonder de AI-functie gebruiken. Al het overige — inclusief de tijdregistratie zelf — werkt zonder deze functie.

De moduskeuze begint bij Uit. Selecteer Apple op het apparaat om lokale verwerking in te schakelen waar beschikbaar; selecteer Uit om deze uit te schakelen. OpenAI is een afzonderlijke, uitdrukkelijke keuze en vereist daarnaast beide onderstaande voorwaarden:

• Een API-sleutel is opgeslagen. Instellingen → Tijdregistratie. Verwijder de sleutel en er kan geen OpenAI-verzoek worden verzonden.
• OpenAI-toestemming is gegeven. De app vraagt hier eenmalig om vóór het eerste verzoek, in een apart dialoogvenster. Trek de toestemming op elk moment in onder Instellingen → Juridisch en privacy → Toestemmingen; intrekking werkt onmiddellijk en stopt elk volgend OpenAI-verzoek. Zij schakelt afzonderlijk geselecteerde Apple-ondersteuning op het apparaat niet uit.

Verbetering wordt alleen uitgevoerd wanneer u een tijdregistratie opslaat met de geselecteerde modus actief; u kunt altijd zonder AI opslaan. Een opgeslagen API-sleutel of eerdere OpenAI-toestemming schakelt OpenAI nooit automatisch in. Het wisselen van modus verzendt geen bestaande beschrijvingen.

Dezelfde keuze voor de Apple-modus activeert de lokale suggesties voor bewijsstukken, mails en tickets wanneer beschikbaar. Uit of de OpenAI-modus schakelt deze suggesties uit; OpenAI blijft alleen beschikbaar voor activiteitsbeschrijvingen. Een moduswijziging verwerkt bestaande documenten niet automatisch.

8. AANDUIDING VAN DOOR AI GEGENEREERDE INHOUD

In de app. De verbeterde formulering krijgt het label AI-suggestie in de timer totdat u haar opslaat, met de oorspronkelijke tekst ernaast ter vergelijking. Wanneer u een registratie met een van de AI afkomstige formulering opslaat, bewaart MacBusinessSuite een blijvende markering “Met AI ondersteund” bij die tijdregistratie in uw lokale database. Zo blijft de registratie achteraf herkenbaar als met een machine ondersteunde formulering — in de tijdregistratielijst en bij het factureren.

Suggesties voor bewijsstukken, mails en tickets worden in hun formulieren aangeduid. De hierboven beschreven blijvende markering van tijdregistraties wordt niet bij deze suggesties opgeslagen.

In geëxporteerde bestanden. Art. 50, lid 2, van de AI Act vereist een machineleesbare markering van synthetische uitvoer waar technisch haalbaar. De bovenstaande markering is machineleesbaar binnen de eigen gegevens van MacBusinessSuite. Zij gaat niet mee in elk bestand dat van de registratie wordt afgeleid: een factuurregel, PDF of e-factuur die uit gefactureerde tijd wordt gemaakt, bevat de door u beoordeelde en bevestigde tekst, geen watermerk of metadatavlag voor de AI-oorsprong van de formulering. Deze beperking wordt hier uitdrukkelijk vermeld; wat u exporteert is tekst die u hebt gecontroleerd.

Art. 50, lid 4, betreft deepfakes — beeld-, audio- of video-uitvoer die lijkt op echte personen, objecten, plaatsen of gebeurtenissen. MacBusinessSuite biedt geen dergelijke functie, zodat dit lid niet aan de orde is en geen naleving ervan wordt geclaimd. Als zo’n functie ooit wordt toegevoegd, wordt dit onderdeel vóór de release herschreven.

9. VERBODEN INVOER

U stemt ermee in om, wanneer de OpenAI-modus actief is, in de activiteitsbeschrijving geen van het volgende in te voeren:

• persoonsgegevens van anderen die u niet aan OpenAI mag doorgeven;
• gezondheidsgegevens of andere bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG);
• tekst die bedoeld is om het model inhoud te laten produceren die het gebruiksbeleid van OpenAI of toepasselijk recht schendt.

In OpenAI-modus onderzoekt de app uw tekst niet op deze categorieën; het verzoek wordt uitgevoerd onder uw eigen OpenAI-account, zodat het gebruiksbeleid van OpenAI voor dat account rechtstreeks op u van toepassing is. Verwerk in Apple-modus persoonsgegevens alleen als u daartoe gerechtigd bent en volg het toepasselijke recht; lokale verwerking kiezen neemt uw verantwoordelijkheden voor de gegevens niet weg.

10. UW RECHTEN

MacBusinessSuite slaat AI-invoer en -uitvoer nergens anders op dan op uw Mac, en DigitalFreedom Global LLC beschikt niet over zulke gegevens. De Apple-modus op het apparaat maakt via deze app geen externe kopie van de activiteitsbeschrijving. In OpenAI-modus oefent u rechten met betrekking tot een kopie die OpenAI onder zijn bewaarbeleid bewaart onder uw eigen account uit tegenover OpenAI. De algemene rechten uit het Privacybeleid gelden voor alles wat DigitalFreedom Global LLC over u verwerkt (bijvoorbeeld een ondersteuningsverzoek), en u kunt een klacht indienen bij de gegevensbeschermingstoezichthouder van uw gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk (art. 77 AVG).

11. TRANSPARANTIE OVER DE MOGELIJKHEDEN VAN HET MODEL

U kiest de modus onder Instellingen → Tijdregistratie. Apple op het apparaat gebruikt het lokale systeemtaalmodel; de mogelijkheden kunnen veranderen met macOS en modelupdates van Apple. OpenAI-modus gebruikt het door u ingestelde model (standaard gpt-4.1-mini); OpenAI publiceert de mogelijkheden en beperkingen ervan. De app controleert de beschikbaarheid van het Apple-model vóór gebruik en vervangt het niet door een cloudmodel. De versie van deze Kennisgeving en de versie van de door u gegeven toestemming worden getoond onder Instellingen → Juridisch en privacy. Een wijziging van het standaardmodel, de aanbieder of de bewaarvoorwaarden is een wezenlijke wijziging (§ 13) en wordt aan u getoond voordat zij ingaat.

12. MELDING VAN INCIDENTEN

Als de AI een formulering teruggeeft die u schadelijk, lasterlijk, discriminerend of anderszins problematisch vindt, sla deze dan niet op — herstel het origineel — en meld dit via het ondersteuningsportaal op https://support.apps.digitalfreedom.co.za of per e-mail aan support@digitalfreedom.co.za, met de uitvoer, de invoer die ertoe leidde (als u die nog weet) en de datum en tijd. Wij beoordelen meldingen en kunnen de instructie die de app verzendt of het standaardmodel wijzigen.

13. WIJZIGINGEN VAN DEZE VERKLARING

Wij kunnen deze Verklaring van tijd tot tijd bijwerken. Wezenlijke wijzigingen (nieuwe AI-aanbieder, nieuwe AI-functie met hoog risico, wijziging van het bewaar- of trainingsbeleid van de AI-aanbieder) worden ten minste 15 dagen vóór de inwerkingtreding meegedeeld. De “Ingangsdatum” bovenaan geeft de laatste herziening weer.

14. CONTACT

DigitalFreedom
Een merk van DigitalFreedom Global LLC
30 N Gould St, Ste N
Sheridan, WY 82801
Verenigde Staten

Vragen over AI: support@digitalfreedom.co.za
Gegevensbescherming: data-protection@digitalfreedom.co.za
Algemeen: hello@digitalfreedom.co.za
Website: https://digitalfreedom.co.za

(c) 2025-2026 DigitalFreedom Global LLC. Alle rechten voorbehouden.